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Support technique XLDossier

Téléphone: (450) 325-3677
Courriel: support@lcxl.ca
Site Web: www.lcxl.ca

   
 

N.B.: XLDossier intègre les formulaires du Guide du praticien (XLForms) pour les lettres et les questionnaires.

XLDossier   Dernière version disponible: 3.06

Vous inscrire à la liste d'envoi (incluant Trucs & Astuces du vendredi) Cliquer ici  

Commentaires et suggestions de développements: support@lcxl.ca


XLDossier - Nouvelle version 3.06

S.V.P. vous référer à la section applicable à votre situation.

N.B.: Il faut d'abord que XLDossier soit installé avant de pouvoir installer la mise à jour. Au besoin s.v.p. veuillez d'abord contacter le support technique.

Il est important d'appliquer avec précision les indications présentes dans les fichier .pdf ci-dessous applicables à votre situation. Dans les deux situations vous n'avez qu'à installer la version 3.06 à partir du lien présent dans le courriel que vous avez reçu.

Si vous êtes en version 2.99 ou antérieure vous n'avez pas à consulter les fichiers applicables à l'autre situation et vice-versa.

Pour de l'assistance additionnelle s.v.p. nous contacter.

Clients en version 2.99 ou antérieure.

Clients en version 3.02, 3.03 ou 3.04


TRANSFERT DE FICHIERS SUR LE SITE FTP

Chers(ères) clients(es),

Il vous est possible de nous transférer des fichiers mais aussi des répertoires via FTP. Cela pourrait être plus avantageux que d'expédier des fichiers par courriel dans certain cas soit dû au nombre de fichier à expédier ou à la taille de certains de ceux-ci. Aussi il n'est pas possible de transférer des répertoires par courriel à moins de l'avoir compressé.

Il est alors important de bien suivre la procédure telle que indiquée plus bas.

  • Aller dans l'Explorateur Windows ... et non dans Internet Explorer.
  • Dans la barre d'adresse (emplacement dont le chemin apparait) taper ftp.lcxl.ca@lcxl.ca et taper sur la touche "Enter".
  • Taper le nom de l'utilisateur : client.lcxl.ca.
  • Taper le mot de passe : Clientlcxl2015.
  • Cliquer sur OK.
  • Déplacer ou effectuer un copier coller des fichiers ou du répertoire à cet emplacement.
  • Fermer cette fenêtre.
  • SVP nous expédier immédiatement un courriel cliquer ici pour nous aviser du transfert avec vos commentaires.

FICHIERS D'AIDE

N.B.: Tous les fichiers d'aide sont aussi présents dans le sous dossier "XLGuides" du répertoire d'installation.

Démarrer dans XL Dossier - Étapes à suivre : Ouvrir le fichier PDF

Configuration requise dans XL Dossier : Ouvrir le fichier PDF

Personnaliser les lettres dans XL Dossier : Ouvrir le fichier PDF

Personnaliser les notes modèles dans XL Dossier : Ouvrir le fichier PDF

Gestion des fichiers modèles de XL Dossier : Ouvrir le fichier PDF

Installation de PDF Creator 1.6.2 : Ouvrir le fichier PDF

Télécharger PDF Creator 1.6.2 : Cliquer ici

Dossier PDF - Configuration PDF : Ouvrir le fichier PDF


XLDOSSIER - FORMATIONS VIRTUELLES AUDIO / VIDÉO

N.B.: N'oubliez pas d'activer le son. Il peut arriver que l'affichage s'actualise après quelques secondes suite au téléchargement. Vous pouvez arrêter le vidéo ou le mettre en pause à tout moment. Les capsules avec un * au bout de leur nom indiquent qu'elles sont présentes dans plus d'une section.


Présentation globale
 
(Dans le but de vous convaincre - Tous les éléments des formations ci-dessous sont effleurés)

Cette présentation est un enregistrement du webinaire du 29 mai 2015 dernier qui s'adressait exclusivement à des clients DoFin.

Vous souhaitez comme tous aller de l'avant avec XLDossier? SVP n'hésitez pas à nous contacter pour recevoir une offre et une tarification privilégiée en tant que client DoFin. Toutes nos tarifications sont affichées sur la page web de XLDossier www.lcxl.ca/XLDossier.htm .

N.B.: L'investissement inclus aussi la personnalisation de votre fichier modèle d'états financiers pour faciliter le démarrage et une licence DoFin pour la durée de la licence XLDossier (1 an additionnel) pour faciliter la transition.

N.B.: D'autres présentations en directe via webinaire seront aussi offertes au cours des prochaines semaines.


Démarrage

Questionnaires

  • Avis au lecteur (XLForms) (à venir)
  • XLForms - Examen - Avis au lecteur (à venir)

Feuilles de travail

Analyses / Rapports d'analyses

Impression du dossier comptable  ( Ce qu'il faut savoir...)

Dossier sans papier

États financiers

Lettres

  • Paramètres / Fonctions / Impression (à venir)
  • Modifier les lettres du Je au Nous (à venir)

Personnalisation des fichiers modèles


XLDOSSIER - TRUCS ET ASTUCES

SECTION IMPRESSION
Système d'unité de mesure dans Windows
Format du papier pour l'impression en PDF
Impression des lettres dans XLDossier
Impression des états financiers Projet (Filigrane)
Impression des états financiers en .pdf (Filigrane)
Impression du dossier - Section par section - Dossier au complet en un seul clic (papier ou .pdf)
 
SECTION PDF
Format du papier pour l'impression en PDF
Installation de PDF Creator 1.6.2 (Ouvrir le fichier PDF)
Impression des états financiers en .pdf (Filigrane)
 
SECTION DOSSIER MODÈLE
Ouvrir le dossier modèle et/ou les fichiers modèles
Manuellement convertir un XLDossier d'un client en XLDossier modèle
 
SECTION XLDOSSIER
Créer un nouveau XLDossier à partir d'un XLDossier existant
Mise à jour d'exercice (Changement d'année)
Montants de la BV Courante
BV avec opérations (BV Courante)
Rapport détaillé des regroupements IGRF
Masquer les lignes vides au chiffrier
Capitaliser les intérêts dans les cédules des dettes à long terme
 
 
SECTION DETTES LONG TERMES
Portion à court terme de la dette à long terme
Capitaliser les intérêts dans les cédules des dettes à long terme
Code IGRF des dettes à long terme...calcul de la portion à court terme dans l'IGRF
 
 
SECTION IGRF
Rapport détaillé des regroupements IGRF
Code IGRF des dettes à long terme...calcul de la portion à court terme dans l'IGRF
 
 
SECTION XLEF
Problèmes d'ouverture du fichier XLEF dans une autre instance d'Excel
Forcer la présentation de texte dans une cellule Excel
Veuve et Orphelin ou Espace insécable dans une cellule Excel
Remplacer une note liée à la structure par une note ajoutée (exemple Emprunts bancaires)
(voir la vidéo / audio - 3 minutes)
 
SECTION XLLET
Impression des lettres dans XLDossier
 
 
SECTION EXCEL
Gestion de l'enregistrement des informations de récupération automatique dans Excel
Forcer la présentation de texte dans une cellule Excel
Veuve et Orphelin ou Espace insécable dans une cellule Excel
Résolution d'erreurs lors de l'enregistrement de fichiers Excel : Lien Microsoft
 
SECTION WINDOWS
Gestion de l'enregistrement des informations de récupération automatique dans Excel
 

IMPRESSION


FORMAT DU PAPIER POUR L'IMPRESSION EN PDF (2015-05-29)

Certains clients ont éprouvé des difficultés lors de l'impression des états financiers ou d'une feuille dans le XLDossier correspondant.    

La configuration requise pour le format de papier dans Excel pour l'impression des états financiers ou de quoi que ce soit dans XLDossier est Lettre US, Lettre, 8/12 x 11 ou Légal US, Légal, 81/2 x 14 et non A4 ou autres. Si l'imprimante pour une impression papier ou en .pdf n'est pas bien configurée à ce niveau vous aurez assurément certains problèmes d'impression. Cette information est aussi précisée dans le fichier d'aide GuideXLDossier.pdf localisé dans le répertoire d'installation.

Il est alors important que vos imprimantes pour imprimer papier ou en .pdf soit bien configurées à ce niveau.

Dans les options de mise en page d'Excel et dans l'onglet Page...si vous n'avez pas accès à ces choix dans le menu déroulant du champ "Format du papier" c'est alors assurément que ce n'est pas le bon pilote d'impression pour l'imprimante en cours (par défaut ou sélectionnée).

En général il faut alors s'assurer d'installer le bon pilote pour l'imprimante. Si vous ne pouvez y arriver par vous-même assurément que le soutien technique du fabricant ou votre technicien pourra vous aider.

Cependant je me suis aperçu que si dans les Options régionales de Windows la configuration était "Métrique" au lieu de "Anglo/saxon" pour le système d'unité de mesure le bon format de papier pouvait ne pas être disponible dans les options de mise en page d'Excel.

La configuration "Anglo/saxon" pour le système d'unité de mesure est d'ailleurs une "configuration requise" pour le bon fonctionnement de XLDossier. Cela est aussi précisé dans le fichier d,aide GuideXLDossier.pdf localisé dans le répertoire d'installation.

Par exemple un client XLDossier visualisait les états financiers et tout était parfait. Lorsqu'il imprimait les états financiers en .pdf et que donc il utilisait l'imprimante PDF le résultat n'était pas le même dans le fichier en .pdf. En plus par la suite la mise en page avait été défait dans les états financiers du XLEF.

Le format de papier que rendait disponible l'imprimante PDF n'était pas exactement celui requis ... dû au fait que pour le système d'unité de mesure dans les Options régionales de Windows était à "Métrique". Nous avons modifié cela pour "Anglo/saxon". Nous sommes ensuite retourné dans les Options de mise en page d'Excel et à ce moment le bon format de papier requis était disponible. Tout était rentré dans l'ordre.

Si l'imprimante par défaut utilisée pour l'impression papier est bien configurée à ce niveau mais que l'imprimante PDF est configurée en A4 pour le format de papier par exemple vous obtiendrez aussi des problèmes similaires.

Je vous recommande donc de vous assurer que les configurations suivantes soient bien effectuées.

Système d'unité de mesure

Aller dans le Panneau de configuration de Windows
Aller ensuite dans Région et langue ou dans les Options régionales
Cliquer sur "Paramètres supplémentaires"
Dans l'onglet "Nombre" sélectionner "Anglo/Saxon" pour le systéme d'unité de mesure
Cliquer sur Ok puis fermer.

Format du papier (Imprimante papier)

  • Aller dans Périphériques et imprimantes du Panneau de configuration de Windows
  • Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'imprimante
  • Aller dans Option d'impression ou dans l'onglet correspondant pour sélectionner le bon format de papier (Letter US, Letter, Legal US, Legal, 81/2 x 11, 81/2 x 14)
  • Cliquer sur OK puis fermer
Format du papier (Imprimante PDF)
  • Aller dans Périphériques et imprimantes du Panneau de configuration de Windows
  • Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'imprimante PDF
  • Aller dans Options d'impression puis cliquer sur le bouton Avancé
  • Sélectionner le bon format de papier
  • Cliquer sur OK puis fermer



SYSTÈME D'UNITÉS DE MESURE DANS WINDOWS

Récemment un client (usager1) m'a contacté afin de me faire part qu'il éprouvait des difficultés au niveau de l'impression des états financiers. Il y avait plus particulièrement un problème au bilan.

En fait un membre de son équipe (usager2) avait préparé le dossier et les états financiers. Lorsqu'il (usager2) visualisait les états financiers en aperçu avant impression une description au bilan n'apparaissait pas au complet. Pourtant à son écran cette même description apparaissait au complet. La hauteur de la ligne était à 15.

Sans absolument rien modifier le client (usager1) ouvrait le même fichier et la hauteur de la ligne était différente. La hauteur de cette même ligne était à 26. Sur l'ordinateur du client (usager2) la ligne apparaissait au complet tant à son écran qu'en aperçu avant impression.

Sincèrement je n'avais personnellement jamais vu cela auparavant. Je me suis même demandé si c'était le même fichier...si le client avait sans le vouloir créé un 2ème dossier.

Nous savons que si à l'intérieur d'un cabinet des usagers utilisent plus d'une imprimante et que des imprimantes ont des configurations différentes (par exemple le format du papier sur une imprimante est Lettre et que sur l'autre imprimante le format du papier est A4) le résultat sera différent à l'impression si le fichier est ouvert sur les 2 ordinateurs. Il faut que la configuration pour le format du papier soit en lettre (ou 8 1/2 X 11) pour toutes les imprimantes dans le cabinet.

Nous savons aussi que le pilote d'impression doit être un pilote de type PCL et non Postscript ou autre sinon le résultat de l'impression ne sera pas adéquat.

Nous savons aussi que si l'unité de mesure dans Windows est différente d'un ordinateur à l'autre...les marges d'impression pourraient ne pas être identiques. Car la conversion dans Excel à ce niveau n'est pas parfaite.

Ce que je ne savais pas cependant est que les largeurs des colonnes pourraient se modifier. C'est ce que notre client a expérimenté. Et vu que les largeurs des colonnes avaient été modifiées...par Excel...certaines hauteurs de lignes avaient aussi été modifiées.

Toutes les largeurs des colonnes étaient quelque peu modifiées. La conséquence est que la présentation des états financiers n'était également pas totalement identique en ouvrant le fichier sur l'ordinateur de l'usager1 (Anglo saxon) versus sur l'ordinateur de l'usager2 (Métrique). La conséquence a été une certaine perte de temps pour notre client.

D'ailleurs je le remercie grandement pour sa collaboration.

L'objectif de ce courriel est d'éviter que cette situation puisse se produire dans votre cabinet.

Il y a deux possibilités d'unité de mesure dans Windows. Anglo/saxon et Métrique.

Je recommande le système Anglo/saxon. Mais ce qui est le plus important...je crois bien...est que le système d'unité de mesure de Windows soit le même sur tous les ordinateurs dans un cabinet pour les raisons mentionnées plus haut.

Pour configurer le système d'unité de mesure de Windows il faut;

  • aller dans le Panneau de configuration de Windows
  • ensuite aller dans Région et langue (ou Options régionales)
  • puis dans Paramètres supplémentaires
  • puis sélectionner le système d'unités de mesure

Dans le fichier GuideXLDossier.pdf (dans le sous-dossier XLGuide du répertoire d'installation) et dans la section "Configuration requise" il est précisé qu'il est recommandé d'utiliser le système d'unité de mesure Anglo/saxon. Le but premier visé par cette recommandation est justement et surtout de faire en sorte que les différents usagers d'un cabinet utilisent la même unité de mesure.

Je vous recommande donc de vérifier ceci et de faire les ajustements si nécessaire.



IMPRESSION DES LETTRES DANS XLDOSSIER
 
- (2015-02-20)

L'impression des lettres dans XLDossier s'effectue différemment des autres impression. Afin de maximiser votre efficacité ainsi que pour votre satisfaction il est important d'utiliser les fonctions d'impression de XLDossier pour imprimer les lettres. 

 Les lettres contiennent généralement plusieurs pages. Il pourrait être fort possible que vous ayez besoin de paramètre différents pour la première page versus les pages suivantes. Par exemple;

  •  Vous pourriez avoir besoin que les marges soient différentes entre la première page et les pages suivantes.
  • Vous pourriez vouloir comme c'est très souvent le cas que la première page ne porte pas de numéro et que les numéros n'apparaissent qu'à partir de la deuxième page.
  • Vous pourriez vouloir insérer une image comme un logo que sur la première page.
Des développements ont spécifiquement été effectués pour facilement gérer ces situations.
Dans la feuille PARAM du fichier de lettres il y a une section intitulée "MARGES D'IMPRESSION ET IMAGES DANS LES ENTÊTES ET PIEDS DE PAGES" pour gérer ces paramètres.
Ainsi donc vous pouvez définir des marges différentes pour chacun des types de lettres et aussi définir des marges différentes pour la première page et les pages suivantes. Vous pouvez aussi définir des paramètres pour les images et la numérotation des pages.
 
IMPORTANT

Mais le plus important est d'utiliser le bouton de l'imprimante de XLDossier en haut à gauche dans Compléments et non le bouton de l'imprimante ou le bouton de l'aperçu avant impression d'Excel.

Car le bouton de l'imprimante de XLDossier lance des fonctions adaptées pour rencontrer vos besoins. Si vous n'utilisez pas le bouton de l'imprimante de XLDossier vous risquez d'avoir un désagrément et même de penser que XLDossier ne gère pas bien l'impression des lettres. Or c'est tout le contraire.

Si dans les paramètres tels qu'indiqués plus haut il y a une différence entre la première page et les pages suivantes (ex.: le numéro débute qu'à partir de la deuxième page, les marges sont différentes à partir de la deuxième page, il y a une image que sur la première page) la programmation dans XLDossier fera en sorte qu'il vous sera possible d'imprimer ou d'amener en aperçu avant impression que la page 1. Une fois la page 1 imprimée ou en aperçu avant impression la programmation continue et vous permet ensuite d'imprimer les pages suivantes ou de les amener en aperçu avant impression. Ce n'est pas une erreur. C'est voulu et c'est à votre avantage. Il peut être tentant d'utiliser les fonctions d'impression d'Excel comme vous y êtes habitué. Mais il ne faut pas. 

Entre les deux étapes XLDossier a modifié les paramètres tel que vous le souhaitez.

Lorsque vous cliquez sur le bouton de l'imprimante de XLDossier c'est la boîte de dialogue d'impression d'Excel qui s'affiche. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Imprimer ou cliquer sur le bouton Aperçu.



IMPRESSION D
'ÉTATS FINANCIERS "PROJET" 
- (2016-02-26)

Pour imprimer des états financiers "Projet" dans XLDossier il faut ajouter un "filigrane" en arrière plan.

Un filigrane est un texte...une mention...qui apparaitra en arrière plan des états financiers. Par exemple on y retrouve généralement des textes comme "Projet", "PROJET", "Projet pour fins de discussion" etc.

Le texte du filigrane peut aussi être adapté selon vos préférences pour le type de police, le style de la police, la taille de la police, la couleur etc.

Et c'est dans les options de l'imprimante (papier ou .pdf) ou dans le logiciel de lecture de fichier .pdf que vous pouvez personnaliser le texte.

L'impression d'états financiers "Projet" dans XLDossier peut s'effectuer en deux formats;

- Format papier

Format .pdf

Mais dans les deux cas vous devez lancer l'impression comme d'habitude soit en cliquant sur le bouton "États financiers".

Aussi dans les deux cas vous devez ajouter un filigrane en arrière plan.

Une fois les états financiers en aperçu avant impression il faut cliquer sur le bouton "Imprimer" et cela vous amène dans la boîte de dialogue d'impression d'Excel...comme d'habitude.

Vous pouvez alors sélectionner l'imprimante par le menu déroulant à cet effet.

En cliquant dans le menu déroulant vous y trouverez une de vos imprimantes pour imprimer en format papier. Pour imprimer en format .pdf il vous faut aussi une imprimante .pdf.

Format papier

Pour insérer un filigrane il vous faut généralement aller dans les propriétés de l'imprimante. Toujours dans la boîte de dialogue d'impression d'Excel et à droite du nom de l'imprimante vous pouvez cliquer sur le bouton "Propriétés" pour accéder aux différentes possibilités avec votre imprimante.

Pour le filigrane il faut généralement aller dans l'onglet "Avancé" ou "Options avancées" et vous aurez généralement les options pour gérer les filigranes.

Une fois les options bien paramétrées il suffit alors de lancer l'impression comme d'habitude. Alors le texte apparaîtra en arrière plan tel que vous le souhaitez.

Il peut arriver que ce paramétrage demeure suite à l'impression et que vous devrez les enlever pour ne pas que vos prochaines impressions régulières n'incluent pas le filigrane. Vous pouvez même créer plusieurs filigranes et n'appliquer que celui qui vous convient. Je vous recommande au besoin de vous référer aux instructions de votre imprimante pour plus de détails.

Certains numérisent l'impression papier afin de le rendre en format .pdf pour ensuite l'expédier par courriel à un tierce parti. Cela est OK. Mais je crois qu'il est plus efficace pour vous de plutôt les imprimer (enregistrer sous) en format .pdf.

Format .pdf

L'impression en format .pdf veut en réalité dire enregistrer sous en format .pdf. Cela crée un fichier en format .pdf et vous pouvez alors très facilement l'expédier par courriel. Cela vous permet aussi d'avoir "une impression" en "sans papier" et de pouvoir imprimer en format papier qu'en cas de besoin.

Lors de l'installation d'un logiciel de lecture de fichier .pdf tel que Acrobat, Nitro, Cute PDF et plusieurs autres, pour la plupart ça inclus l'installation d'une imprimante .pdf.

Donc dans la boîte de dialogue d'impression d'Excel ... après avoir cliqué sur le bouton "États financiers" et ensuite sur le bouton "Imprimer" vous pourrez sélectionner l'imprimante .pdf et ensuite cliquer sur "Imprimer". Cela créera un fichier .pdf. Généralement vous aurez à saisir le nom du fichier et sélectionner l'emplacement de l'enregistrement un peu comme lors d'un "Enregistrer sous" dans Excel.

Jusqu'à cette étape aucun filigrane avec le texte souhaité en arrière plan n'apparait.

Selon votre logiciel de lecture de fichier .pdf la méthode pour ajouter un filigrane en arrière plan peut différer et peut s'avérer être plus difficile d'un logiciel à l'autre.

Aussi pour la plupart il vous faut la version "payante" du logiciel de lecture de fichier .pdf afin de pouvoir ajouter un filigrane.

Dans XLDossier il existe une fonction pour imprimer le dossier comptable au complet en un seul fichier .pdf et ce en un seul clic. Cependant vous devez connaître les étapes à suivre pour bien maîtriser cet aspect. Toutes ces informations sont disponibles sur la page web de support XLDossier et vous pouvez me contacter pour obtenir de l'assistance à ce sujet.

Mais ce n'est pas le but de ce courriel.

Tout de même pour l'impression du dossier comptable au complet en un seul fichier .pdf en un seul clic il est nécessaire d'installer le logiciel PDF Creator.

Ce logiciel n'est pas comme les logiciels de lecture de fichier .pdf. Il a plutôt comme utilité de pouvoir ajouter dans une "file d'attente" plusieurs documents pour ensuite les fusionner en un seul fichier .pdf.

Ce logiciel est gratuit. Aussi ce logiciel ajoute une une imprimante .pdf tel que vous en avez besoin pour imprimer vos états financiers en format .pdf.

Il est aussi généralement beaucoup plus facile d'ajouter un filigrane avec PDF Creator qu'avec un autre logiciel de lecture de fichier .pdf.

Alors ... je vous recommande ... d'installer PDF Creator car vous en aurez de toutes façons assurément besoin à un moment donné lorsque vous serez rendu à l'étape d'impression du dossier comptable au complet en un seul clic.

Pour installer PDF Creator vous pouvez aller à la page web de support pour XLDossier www.lcxl.ca/XLDossierSupport.htm et je vous prie de bien suivre les indications.

Aussi une toute nouvelle capsule audio/vidéo de support et de formation pour l'impression des états financiers "Projet"en .pdf avec l'imprimante PDF Créator est maintenant disponible sur la page web de support XLDossier ou en cliquant sur le lien www.lcxl.ca/Formations/EFProjet.wmv .

Je vous recommande fortement de la visualiser en cas de besoin.

Mais toutes les méthodes sont bonnes selon le logiciel utilisé. Je vous recommande alors de vous référer aux instructions de ce logiciel.



IMPRESSION DES
ÉTATS FINANCIERS EN .PDF (FILIGRANE)

L'impression des états financiers en format .pdf s'effectue de la même manière que lors de l'impression en format papier.

Il s'agit de cliquer sur le bouton "États financiers" en haut à gauche et cette fonction amène toujours en aperçu avant impression les états financiers au complet selon vos préférences et les options d'impression choisies.

Une fois en aperçu avant impression vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer.

Avant de cliquer sur le bouton Imprimer vous pouvez choisir l'imprimante avec laquelle l'impression sera effectuée.

Vous pouvez donc choisir votre imprimante .pdf et imprimer les états financiers en .pdf.

S.V.P. notez bien que ... imprimer un document en .pdf veut en réalité dire enregistrer en .pdf. Cela produit un fichier .pdf que vous pourrez enregistrer sous à l'emplacement de votre choix ainsi qu'au nom de votre choix.

Pour imprimer en .pdf quoi que ce soit dans XLDossier c'est le même processus. Par exemple pour imprimer le chiffrier il s'agit de d'abord cliquer sur le bouton de l'Aperçu avant impression en haut à gauche et une fois à l'écran vous pouvez choisir l'imprimante .pdf afin de produire un fichier en format .pdf.

Il peut arriver à l'occasion que suite à l'impression d'un document en format .pdf votre imoprimante .pdf soit demeurée celle par défaut. Vous pourriez donc si vous le souhaitez remettre celle de votre choix par défaut. Pour ce faire il faut généralement aller dans la Panneau de confoguration de Windows et dans la section des Périphériques et Imprimantes et ensuite de cliquer avec le bouton droit de la souris pour définir l'imprimante comme celle par défaut.

Plusieur souhaitent umprimer les états financiers en format .pdf afin de pouvoir produire des états financiers projet avec une mention pour indiquer que ce sont des états financiers projet.

Pour inscrire une mention à cet effet dans les états financiers dans XLDossier il faut imprimer les états financiers en .pdf tel qu'indiqué plus haut. Mais par une fonction du logiciel .pdf vous pourrez ajouter un filigrane en arrière plan.

Tous les logiciels .pdf offrent un telle fonction mais certains nécessitent que vous ayez acheté la version "payante" du logiciel. Nous recommandons PDF Creator qui offre entres autres une telle fonction et qui est un logiciel gratuit. D'ailleurs il faut avoir PDF Creator pour la fonction d'impression du dossier au complet en un seul clic en format .pdf dans XLDossier.

Lorsque vous impimez les états financiers en format .pdf avec PDF Creator une fenêtre d'affichera dans laquelle vous pourrez cliquer sur le bouton "Options" en bas au centre. Ensuite vous devez aller dans la section "Document" et vous pourrez à cet endroit indiquer le texte souhaité en tant que filigrane avec des options pour la police.

Pour imprimer les états financiers en format papier avec un filigrane en arrière plan c'est votre imprimante qui offre cette fonction. Il vous faut généralement aller dans les "options avancées" de l'imprimante.

Vous pouvez télécharger PDF Creator cliquer ici. Lors de l'utilisation de PDF Creator il vous sera proposé d'installer une nouvelle version de PDF Creator. Nous vous recommandons de ne pas installer cette nouvelle version. Nous vous recommandons de nous expédier un courriel pour nous demander si c'est opportun de le faire et en nous précisant votre version actuelle de PDF Creator.


IMPRESSION DU DOSSIER - INTRODUCTION
(section par section - dossier au complet en un seul clic)

Dans XLDossier il est évidemment possible d’imprimer votre dossier comptable section par section ou item par item en imprimant qu’une seule feuille à la fois au moment souhaité.

Mais il vous est aussi possible d’enregistrer en .pdf le dossier comptable au complet en un seul clic. Vous pouvez aussi ensuite l’imprimer en format papier d’un seul clic au besoin ou si c’est ce que vous souhaitez. Cette méthode représente assurément une économie de temps et une amélioration de votre efficacité dans le processus d’impression. Cette méthode vous permet aussi d’avoir votre dossier comptable en mode « sans papier »  en format .pdf.  

Cette méthode implique cependant que vous ajoutiez les « documents externes » liés au dossier dans XLDossier. Il y a trois façons d’ajouter les documents externes dans XLDossier et vous pourrez prendre connaissance de celles-ci dans la capsule de support et de formation à ce sujet intitulée Dossier virtuel (Introduction) / Documents externes (20 minutes).  Les documents externes sont des fichiers (par exemple Word, Excel, PDF, Images etc.) qui ne sont pas intégrés dans XLDossier mais qui peuvent être ajoutés au dossier. 

Lorsque vous imprimez les sections ou les items de votre dossier un à un il faut vous évidemment vous assurer que la mise en page de la feuille soit adéquate. Par exemple pour les sauts de pages, hauteurs des lignes, affichage et/ou masque des lignes et des colonnes etc. 

Évidemment si vous enregistrez en .pdf le dossier comptable au complet en un seul clic cela implique que vous ayez préalablement déjà effectué la mise en page des composantes du dossier soit dans les différentes feuilles applicables dans XLDossier ainsi que possiblement dans certains documents externes que vous auriez  ajouté au dossier. Cependant si la mise en page n’est pas parfaite il vous est alors possible d’apporter les ajustements et ensuite de l'enregistrer à nouveau en .pdf. Vous n’aurez alors pas gaspillé du papier. Une fois que la mise en page est parfaite dans le fichier .pdf vous pouvez ensuite l’imprimer en format papier au besoin ou si vous le souhaitez.

Il y a plusieurs fonctions dans XLDossier pour améliorer votre efficacité dans le processus d'impression de vos dossiers. Il est fortement recommandé de prendre connaissance de celles-ci avant de débuter votre processus d'impression du dossier au complet en un seul clic. Nous vous recommandons de visualiser les capsules de support et de formation à cet effet. Retour aux capsules audio/vidéo

Il y a quelques éléments dont il faut savoir l’existence dans XLDossier. Cela améliorera votre efficacité ainsi que les impressions de vos dossiers.

La feuille INDEX (Avis, Examen, Audit) est très importante dans XLDossier. Vous êtes en mesure de voir tout ce qui vous est disponible dans XLDossier. Plusieurs feuille de travail et de prises de notes vous sont disponibles. Nous vous invitons à prendre connaissance de tous ces outils. Voici deux exemples ici-bas. 

Rapport des feuilles maîtresses (RapFM) 

Il est cependant possible d’imprimer toutes les feuilles maîtresses d’un seul coup. Vous devez cependant d’abord produire le rapport des feuilles maîtresses (RapFM) à partir du chiffrier. Simplement cliquer sur le bouton RapFM. Vous aurez ensuite la possibilité d’inclure ou non les analyses de groupes et/ou de comptes dans le rapport. Cela produit le rapport avec déjà tous les sauts de pages effectués et prêt à être imprimé au besoin.

 Rapport des regroupements détaillés (RapGroupes) 

Un rapport des regroupements détaillés est aussi disponible à partir du chiffrier (RapGroupes). En général les clients n’impriment pas la feuille REGROUPEMENTS. Ils vont plutôt imprimer le rapport des regroupements détaillés (RapGroupes) car vous aurez la composition des regroupements ainsi que les commentaires d’analyses et des variations.

Retour aux capsules audio/vidéo


XLDOSSIER
 

CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER À PARTIR D'UN DOSSIER EXISTANT

Lors de la création d'un nouveau XLDossier vous pouvez soit le créer à partir du dossier XLDossierModele ou de le créer à partir d'un XLDossier déjà existant.

Dans la première année d'utilisation de XLDossier tous les dossiers sont "des nouveaux XLDossier" car il faut créer un XLDossier une première fois.

La fonction de créer un nouveau XLDossier à partir d'un XLDossier existant peut assurément vous être utile dans quelques ou plusieurs situations. Il pourrait donc être utile pour vous de prendre connaissance des bénéfices possibles ainsi que de la façon de l'utiliser.

Évidemment le bénéfice principal de cette fonction ... lorsqu'elle s'applique ... est d'économiser du temps et de ne pas avoir à refaire certaines opérations que vous avez déjà effectuées dans un XLDossier existant.

Aussi ... évidemment ... votre XLDossierModele devrait être paramétré au maximum selon vos préférences et pour votre efficacité. Par exemple au niveau ...

- de la mise en forme et de la mise en page des EF

- des hauteurs de lignes dans les rapports, lettres, notes etc.

- vos préférences au niveau de l'affichage des colonnes pour l'impression, votre travail etc.

- informations reliées à l'identification de votre cabinet

- textes modèles dans les lettres, rapports, notes, états financiers etc.

Au début de l'utilisation de XLDossier il est évidemment nécessaire d'investir un certain temps à personnaliser vos fichiers modèles. (XLDossier, XLEF, XLLet etc.) Une méthode recommandée est de produire un premier XLDossier au complet et ensuite de rendre ce XLDossier comme le XLDossierModele.

Cette étape est très importante dans le processus d'implantation de XLDossier et aussi pour votre efficacité et votre rentabilité. Nous accordons aussi beaucoup d'importance à cette étape pour vous. Vous pouvez compter sur nous pour une assitance assidue et même personnalisée pour l'aide au démarrage. 

Situations applicables...Création d'un nouveau XLDossier à partir d'un XLDossier déjà existant.

Voici les principales situations applicables;

- Le dossier est le même type de dossier. Par exemple un OSBL avec plusieurs colonnes de fonds dans les différents EF,

- Plusieurs notes modèles communes

- Lettres personnalisées

- Meme type de mission

N.B.: Surtout dans la première année d'utilisation de XLDossier cette fonction peut s'avérer être efficace dans plusieurs XLDossier. Car dans la première année d'utilisation vous avez par exemple à fiaire la "finition" des états financiers. Dans les années suivantes ce travail déjà effectué vous n'aurez pas à refaire cette partie du travail.


Lorsque vous avez créé un nouveau XLDossier vous avez possiblement effectué des écritures de régularisations, effectué des analyses de groupes, effectué des analyses de comptes, inscrit des références, ajouté des documents externes, déverrouillé des cellules autant dans le XLDossier que dans le XLEF...au Flux de trésorerie par exemple.

Ces éléments en concernent pas le nouveau XLDossier.

Il existe évidemment des fonctions qui effacent ou enlèvent ces éléments sans que vous ayez à manuellement le faire et à possiblement oublier d'en effacer ou d'en enlever.

La conséquence d'en oublier peut être néfaste. Par exemple d'avoir des analyse de comptes et/ou de groupe dans le dossier mais qui ne concerne pas celui-ci.

Immédiatement après avoir créé un nouveau XLDossier à partir d'un XLDossier existant il faut lancer les fonctions ResetXLDossier et ResetXLEF.

Ces boutons sont disponibles dans les feuilles PARAM dans le XLDossier et dans le XLEF.

Ces fonctions font en sorte d'effacer tout ce qui ne concerne pas le nouveau XLDossier mais tout en conservant le gabarit, le paramétrage, la mise en forme et la mise en page, les notes ajoutées, les auteurs des lignes etc.


Le XLDossier que vous sélectionnez pour en créer un nouveau n'est peut-être pas dans la dernière version. Après avoir créé un nouveau XLDossier à partir d'un XLDossier existant vous devriez possiblement effectuer une MAJ Version afin d'amener le nouveau XLDossier dans la dernière version. Il est important que vos nouveaux XLDossier soient dans la toute dernière version afin de bénéficier des dernières nouveautés et dernières corrections.

Une capsule audio/vidéo de support et de formation sur cette fonction est disponible sur la page web de support de XLDossier. www.lcxl.ca/XLDossierSupport.htm. Vous pouvez aussi la visualiser en cliquant sur le lien http://www.lcxl.ca/Formations/XLDossierExistant.wmv . Je vous recommande de la visualiser au besoin. Vous y verrez les étapes à suivre.

Les étapes à suivre sont les suivantes;

- Ouvrir XLDossier (fichier de démarrage généralement par l'icône)

- Sélectionner le XLDossier à partir duquel vous voulez créer un nouveau XLDossier

- Cocher la case "Copier un dossier existant"

- Entrer les 3 informations d'identification (Code, Fin d'année, Nom légal)

- Sélectionner l'emplacement du nouveau XLDossier

- Cliquer sur le bouton NOUVEAU.

- Dans le XLDossier aller dans la feuille PARAM et cliquer sur le bouton ResetXLDossier.

- Dans le XLDossier aller dans la feuille CHIFFRIER. Si vous le souhaitez et/ou au besoin effacer les numéros de comptes, les descriptions et les code de regorupements. Vous pouvez utiliser le bouton "Effacer".

- Accéder au fichier XLEF.

- Aller dans la feuille PARAM et cliquer sur le bouton ResetXLEF.


Mise à jour d'exercice (Changement d'année)

Voici la procédure pour effectuer une mise à jour d'exercice;

  • Ouvrir le fichier de démarrage (généralement par l'icône).

  • Sélectionner le XLDossier pour lequel vous devez changer d'année.

  • Cliquer sur le bouton MAJ Exercice.

  • Une fois effectuée cliquer sur le bouton Ouvrir pour ouvrir le XLDossier de la nouvelle année.

N.B.: Pour obtenir les informations pour entrer la BV de la nouvelle année aller à la rubrique BV Courante.


BV Courante

Pour entrer la BV courante vous pouvez effectuer des saisie manuelles pour les débits et les crédits.

Mais vous pouvez aussi utiliser la conciliation des chartes des comptes.

  • Obtenir en Excel la BV courante

  • Faire un copier de la BV courante et aller la coller dans la feuille CONCI-CHARTES.

  • Cliquer sur le bouton Concilier.

  • Vérifier que tout est OK.

  • Cliquer sur le bouton Transfert.

  • Aller au chiffrier et entrer les codes de regroupement des nouveaux comptes.


BV avec opérations (BV Courante)

Dans XLDossier il existe la possibilité d’effectuer des écritures d’opérations et donc de débuter par ces écritures plutôt que de débuter par une BV.

Il y a quelques précisions à vous mentionner car cela pourrait fonctionner différemment par rapport à ce que vous faisiez antérieurement.

Un bénéfice est alors qu’il ne vous est pas nécessaire lorsque applicable de produire une tenue de livres dans un logiciel de tenue de livres.

Un des bénéfices est aussi qu’alors dans les analyses de comptes vous aurez les solde précédent, puis les opérations donc le solde à la BV, puis les régularisations et donc le solde au chiffrier.

Afin d’utiliser cette fonction il vous faut d’abord inscrire un 1 dans la cellule à cet effet dans la feuille PARAM du XLDossier dans la section des options du dossier. La cellule est intitulée « BV Courante ».

Après avoir inscrit un 1 dans cette cellule les cellules pour la BV courante au chiffrier deviennent verrouillées et sont en motif blanc au lieu du motif jaune pâle. Ces cellules contiennent aussi des formules qui vont chercher les montants dans la feuille … « RÉGULARISATIONS ».

Oui ... même si ce sont des écritures d'opérations ... ilo faut effectuer ces écritures dans la feuille RÉGULARISATIONS. En fait dans la feuille RÉGULARISATIONS on peut effectuer des écritures de régularisations, d'opérations et de reclassements (présentation).

Au chiffrier … donc … les formules additionnent aussi les soldes précédents pour les postes du bilan ainsi que du BNR.

Dans la feuille « RÉGULARISATIONS » de XLDossier … on peut y effectuer trois types d’écritures.

  • Régularisations
  • Reclassements (Présentation)
  • Opérations

Vous pourriez nous faire le commentaire … qu’il est étrange de faire des écritures autres que celles des régularisations dans cette feuille … portant le nom « RÉGULARISATIONS ».

Et je vous comprendrais!

Il est définitivement efficace d’effectuer ces trois types d’écritures dans la feuille « RÉGULARISATIONS » et ce pour plusieurs raisons.

Mais il ne faut pas oublier que vous pouvez filtrer les types d’écritures dans la feuille « RÉGULARISATIONS » par exemple que pour voir et/ou imprimer que les écritures d’opérations. Il ne s'agit alors que de cliquer sur le bouton « FiltreOper ».

Pour voir à nouveau toute les écritures il ne s’agit que de cliquer sur le bouton AffTout comme à l’habitude.

Pour distinguer les types d’écritures dans la feuille « RÉGULARISATIONS » il faut inscrire sur la première ligne de l’écriture et dans la colonne « NOTE » ;

  • O … pour opération
  • R … pour reclassement

Sinon cela est considéré comme une écriture de régularisation.

Ceci est indiqué en haut à droite dans la feuille.

Une fois que vous avez inscrit les écritures d’opérations alors les montants se reportent et se calculent correctement au chiffrier.

Vous n’avez pas à balancer quoi que ce soit comme pour le solde du début du BNR etc.

Je vous invite à expérimenter cette fonction lorsque applicable. Vous apprécierez assurément.

Pour de l’assistance additionnelle à ce sujet s.v.p. simplement me contacter


Capitaliser les intérêts dans les cédules des dettes à long terme

Nous sommes très fiers de pouvoir vous offrir les cédules de dettes totalement intégrées dans XLDossier. Cela a représenté un énorme travail. Nous croyons que la façon dont XLDossier gère ceci est unique dans le marché des produits de dossiers comptables et d'états financiers professionnels. Cela peut faire en sorte de grandement améliorer votre efficacité. Nous avons grandement votre satisfaction à coeur.

Ici-bas un truc pour capitaliser les intérêts lorsque vous surpassez un paiement de capital.

Lorsque vous êtes dans une cédule de prêt vous pouvez remplacer des valeurs dans plusieurs colonnes avec l'aide du bouton "Déverrouiller" (image de la clé). Lorsque vous surpassez le montant de la remise de capital il est très facile de capitaliser les intérêts si c'est ce que vous souhaitez faire. Il s'agit simplement d'inscrire le montants des intérêts de la période mais en moins et dans la colonnes de la remise de capital.
 


Portion à court terme de la dette à long terme

Dans le XLEF correspondant le montant de la portion à court terme de la dette à long terme provient de la feuille REGROUPEMENTS du XLDossier.

En bas de la section des dettes à long terme et/ou des locations-acquisitions il y a les lignes pour la portion à court terme ainsi que celles pour les versements des prochains exercices.

Exercice précédent

Lors de la première année d'utilisation de XLDossier il faut aller inscrire manuellement le montant de la portion à court terme de la dette à long terme dans la cellule réservée à cet effet. Ensuite lors de MAJ Exercice le montant ira se placer automatiquement au bon endroit.

Exercice courant

Pour l'exercice courant les cellules pour les montants de la portion à court terme ainsi que ceux pour les versements des prochains exercices sont par défaut verrouillées. Car elles contiennent des formules allant chercher des montants du Sommaire des dettes à long terme.

La "mécanique" est donc la suivante;

  • Aller au Sommaire des DLT
  • Se positionner sur une ligne d'un prêt et cliquer sur le bouton Cédule
  • Monter les cédules des prêts
  • Le Sommaire des DLT se met alors à jour
  • Ces montants se reportent à la feuille REGROUPEMENTS
  • Les montants de la feuille REGROUPEMENTS se reportent aux états financiers dans le XLEF

Il est certain que nous vous recommandons de monter les cédules de dettes car non seulement cela va automatiser les montants aux états financiers mais les cédules de dettes demeurent dans le dossier et sont classés dans le dossier permanent. Donc lors de la mise à jour d'exercice elles seront toujours présentes et les montants seront automatiquement reportés dans les états financiers. Et au besoin il ne s'agira que d'ajuster les cédules selon la réalité.

Dans les cédules de dettes et grâce aux fonctions disponibles il s'agit de reproduire la vraie vie!

Aussi pour le dossier "sans papier" ou pour le "dossier virtuel" les cédules sont automatiquement classées et accessibles. Donc pour les réviseurs et les consultants cela sera fort utile.

Saisies manuelles

Mais nous ne pouvons forcer les usagers à utiliser la feuille de travail des dettes à long terme et donc d'avoir à monter les cédules. Dans ce cas il ne s'agit que de déverrouiller les cellules de la portion à court terme ainsi que celles des versements des prochains exercices dans la feuille REGROUPEMENTS du XLDossier et de manuellement inscrire les montants.

 
 


Ouvrir le dossier modèle et/ou les fichiers modèles

Récemment un client (usager1) m'a contacté afin de me faire part qu'il éprouvait des difficultés au niveau de l'impression des états financiers. Il y avait plus particulièrement un problème au bilan.

Pour des fins de personnalisation vous allez assurément avoir besoin d'ouvrir le dossier modèle et/ou les fichiers modèles.
 
Les fichiers modèles dont vous allez vouloir possiblement personnaliser sont les fichiers suivants;
  • XLDossier_Modele.xls
  • XLEF_Modele.xls
  • XLLet_Model.xls
  • XLForms2_Model.xls (si Option XLForms)
  • XLNotes.xls

Le fichier XLNotes.xls est localisé dans le répertoire d'installation \XLDossier\.

Les autres fichiers modèles sont localisés dans le sous-dossier \XLDossier\XLDossierModele\.

Vous pouvez ouvrir ces fichiers de la façon suivante;

  • Ouvrir le fichier de démarrage (généralement par l'icône)
  • Cliquer sur le bouton XLFichiers
  • Sélectionner l'option souhaitée et ensuite cliquer sur ouvrir
  • Pour l'option du dossier modèle cliquer ensuite sur le bouton Ouvrir
  • Une fois le dossier modèle ouvert cliquer sur le bouton correspondant (SyncXLEF, SyncXLLet, SyncXLForms)
 


Manuellement convertir un XLDossier d'un client en XLDossier modèle

Lorsque vous débutez dans XLDossier et/ou que vous croyez qu'un XLDossier d'un client peut être un meilleur XLDossier modèle que celui actuel il peut être efficace de convertir ce XLDossier du client en XLDossier modèle.

Il est à noter que le dossier modèle de XLDossier contient trois fichiers soit XLDossier_Modele.xls, XLEF_Modele.xls et XLLet_Model.xls. J'attire votre attention sur le fait que le fichier XLLet_Model.xls est nommé différemment des deux autres. Au lieu de _Modele.xls c'est _Model.xls.

Alors ... vous pouvez remplacer 1, 2 ou les 3 fichiers de ce répertoire. Mais il est ensuite important que;
  • Les nouveaux fichiers modèles soient localisé dans le répertoire \XLDossier\XLDossierModele\.

  • Les nouveaux fichiers soient correctement nommés. 

  • Les nouveaux fichiers ne contiennent ensuite plus les données de l'ancien client.

Voici comment procéder pour manuellement effectuer cette opération;

 

Par l'explorateur Windows ...

  • Aller dans le répertoire \XLDossier\ et faire une copie du répertoire XLDossierModele. Au besoin vous pourrez y revenir. Cependant ... il est important de déplacer le dossier copié ailleurs que dans le répertoire XLDossier.

  • Aller dans le répertoire \XLDossier\XLDossierModele\ et supprimer les fichiers XLDossier_Modele.xls (si applicable), XLEF_Modele.xls (si applicable) et XLLet_Model.xls (si applicable).
     

  • Aller dans le répertoire XLDossier du client en question et effectuer un copier (bouton droit) sur le ou les fichiers (XLDossier_, XLEF_, XLLet_) du client en question.
     

  • Aller coller dans le répertoire \XLDossier\XLDossierModele\.
     

  • Renommer (bouton droit) les fichier du client de cette façon XLDossier_Modele.xls, XLEF_Modele.xls, XLLet_Model.xls.
     

  • Ouvrir le dossier modèle de XLDossier. Pour ce faire Double-cliquer sur l'icône XLDossier, cliquer ensuite sur le bouton XLFichiers, entrer 2 et cliquer sur OK. Ensuite cliquer sur le bouton Ouvrir.
     

  • Aller à la feuille PARAM et cliquer sur le bouton ResetXLDossier.

  • Toujours dans la feuille PARAM je vous recommande que le nom de l'entreprise soit LES ENTREPRISES DEMO INC. et que le code de l'entreprise soit DEMO.

  • Aller à la feuille CLIENT et assurez-vous qu'il y a un 1 ou un 2 pour indiquer Madame ou Monsieur pour le signataire des lettres dans la zone des administrateurs.

  • Aller à la feuille CHIFFRIER et si vous le souhaitez effacer et/ou personnaliser la chartes des comptes et les regroupements.

  • Cliquer sur le bouton SyncXLEF pour accéder au fichier XLEF_Modele.xls.

  • Accéder à la feuille RAPPORT afin que le rapport s'actualise.

  • Si ... le fichier XLEF_Modele.xls était le fichier XLEF du client ... aller à la feuille PARAM ... toujours dans le XLEF_Modele.xls et cliquer sur le bouton Reset XLEF.

  • Enregistrer et fermer le fichier XLEF_Modele.xls.

  • Retourner au fichier XLDossier_Modele.xls.

  • Cliquer sur le bouton SyncXLLet pour accéder au fichier XLLet_Model.xls.

  • Cliquer sur le bouton LettresAffToutFr.

  • Accéder à toutes les lettres afin de les actualiser. En faire de même pour les lettres an anglais si applicable. Alors cliquer sur le bouton LettresAffToutEn et accéder à toutes les lettres pour les actualiser.

  • Revenir aux lettres en français si elles seront celles par défaut en cliquant sur le bouton LettresAffToutFr.

  • Cliquer sur le bouton LettresAffDéfaut.

  • Enregistrer puis fermer le fichier XLLet_Model.xls.
     

  • Enregistrer puis fermer le fichier XLDossier_Modele.xls.

N.B.: Vous pourrez ultérieurement refaire ce processus avec un autre XLDossier d'un client si vous le croyez utile. Au début de l'utilisation de XLDossier cela peut s'avérer utile car vous aurez possiblement amélioré des éléments de mise en forme et de mise en page ainsi que des préférences dans un dossier de client. Une fonction pour effectuer ce processus de façon automatisé sera éventuellement disponible.

Pour de l'assistance additionnelle s.v.p. n'hésitez pas à nous contacter.




Monter une cédule de dettes
 

Le sommaire des dettes à long terme affiche plusieurs informations utiles pour les descriptions des notes...et des informations relatives à l'année courante. Il y a 2 méthodes recommandées pour la saisie des informations dans une cédule.

- Entrer les informations selon le début du contrat: Donc débuter de la date du début. Par exemple si le prêt a débuté en 2009 entrer les informations à partir de cette date.

- Entrer les informations à la fin de l'année précédente: Par exemple si la fin d'année est le 30 septembre 2012 débuter la cédule au 30 septembre 2011. Cela fera en sorte que le sommaire des dettes affichera les informations relatives à l'année courante (ex.: les remises de capital, les intérêts payés etc.).

  • Si vous n'avez pas le même solde à la fin de l'exercice (ex.: 30 septembre 2012) il s'agit de déverrouiller la cellule de la remise de capital au mois de septembre 2012 et de modifier celle-ci afin d'arriver au bon solde.
  • Il est à noter qu'en haut à droite il y a une calculatrice financière qui trouve la valeur manquante. (Taux d'intérêt ou Nombre de périodes ou Paiements périodiques)
  • N'oubliez pas que des boutons permettent de déverrouiller des cellules, afficher la cédule pour voir toutes les colonnes ...ex.: le taux d'intérêt, les taxes etc.)
  • Nous contacter pour obtenir de l'aide au besoin.
Portion LT versus versements à effectuer
 
Lorsque les versements à effectuer se terminent en dedans des 5 prochaines années...j'attire votre attention que vous devriez vous assurer que les versements à long terme à effectuer à la note sont équivalents à la portion à long terme à la note.
 
Parce que ce montant peut provenir de plusieurs dettes même les fonctions d'arrindissement d'Excel ne peuvent empêcher qu'il pourrait y avoir un écart de 1$ par exemple.
 
Pour balancer le montant au besoin il suffit d'aller à la feuille REGROUPEMENTS au bas de la section des dettes dans XLDossier et de déverrouiller la cellule des versements de la dernière année puis d'entrer le montant correspondant afin de balancer les deux.
 
Il est prévu qu'il y aura éventuellement une nouvelle feuille de type questionnaire pour vous aider à contrôler ce genre d'éléments dans XLDossier.
 
Base en jours
 
Dans la nouvelle version il y a une nouvelle cellule dans le sommaire des prêts pour préciser la base en jours pour le calcul du versement. La plupart des cédules sont calculées avec la base de 360 jours. Mais il peut arriver que certains prêts sont calculés avec une base de 365 ou 365.25 jours. Ceci pourrait expliquer une différence quant au intérêts calculés. N.B. que si la base est de 360 jours...soit pour un prêt régulier...il n'est pas nécessaire d'inscrire le 360. Mais pour les autres scénarios oui.
 
Dû à un appararenté dans DLT
 
Vous pouvez souhaiter vouloir présenter un dû dans la section des dettes à long terme. Peut-être alors n'y a-t'il pas d'intérêts, de remises de capital et aussi de durée déterminée? Voici comment procéder pour ce genre de prêt;
 
- Entrer le solde à la fn de l'exercice précédent
- Inscrire une durée fictive (360 paiements par exemple)
- Inscrire 12 comme nombre de versements par année
- Ne pas inscrire de taux d'intérêt
- Laisser le paiement périodique calculé
- Dans le sommaire du prêt et dans la cellule "Moratoire de remise de capital au:" entrer la date du dernier paiement calculé (ex.: le 360ème)
- Entrer la date de de fin de l'année précédente comme date du prêt
 
Non seulement le solde se reportera correctement au sommaire et dans les EF mais l'année suivante les infos suivront. 
 

RAPPORT DÉTAILLÉ DES REGOUPEMENTS IGRF

XLDossier offre un excellent rapport afin de vous faciliter la tâche pour vérifier que tous vos regroupements IGRF ont été bien effectués. À mon avis c'est une minorité d'usagers qui savent que ce rapport existe.

Il y a beaucoup d'éléments à vérifier de votre part dans la production de vos dossiers et dans la présentation de vos états financiers.

Nous avons grandement à coeur votre satisfaction et un de nos objectifs est de mettre en place des contrôles et des outils afin de vous aider à augmenter votre efficacité.  

Le rapport détaillé des regroupements IGRF affiche dans une feuille tous les postes IGRF avec leurs compositions au niveau des comptes de grand livre.

Il vous sera donc très facile de cibler un compte qui n'aurait pas été regroupé dans le bon code IGRF.

Pour accéder à ce rapport il faut aller dans la feuille IGRF et cliquer sur le bouton "IGRFRegroupe".


MASQUER LES LIGNES VIDES AU CHIFFRIER - (21 NOVEMBRE 2014)

Généralement au chiffrier il ne devrait pas y avoir plusieurs lignes vides au bas de la charte des comptes. Il peut être utile d'en laisser une ou deux vides.

Mais selon certaines situations il se pourrait que plusieurs lignes à l'intérieur du chiffrier soient vides ou plus spécialement encore plusieurs lignes ne contiennent pas de montants.

Pour des fins d'impression vous pourriez vouloir masquer ces lignes,

Depuis les dernières versions il y a une colonne (AH) au chiffrier dans laquelle vous pouvez filtrer les lignes non vides ou correspondantes à votre critère.

À la cellule AH12 vous pouvez inscrire 1, 2 ou 3. Cela correspond au nombre d'années que vous souhaitez inclure à l'impression. Par exemple si vous avez inscrit 2 pour avoir l'année courante et l'année précédente dans la colonne AH apparaîtra un 1 pour les lignes dont il y aura des montants soit pour l'année courant, soit pour l'année précédente ou dans les deux années.

Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton "Filtre" afin d'appliquer le filtre automatique d'Excel. Vous pouvez sélectionner 1 comme critère dans la colonne AH afin de filtrer cette colonne et donc pouvoir afficher que les lignes avec des montants pour l'année 1 et/ou l'année 2.

Veuillez noter que vous pouvez aussi appliquer un filtre dans plusieurs colonnes du chiffrier afin de pouvoir effectuer certaines analyses ou pour n'afficher que certaines lignes selon vos critères.


XLEF



Problème d'ouverture du fichier XLEF dans une autre instance d'Excel

Si vous éprouvez des problèmes pour la visualisation du fichier XLEF sur votre 2ème écran voici comment régler cette situation.

 

Tout d'abord il faut que dans le fichier XLDossier et dans les Options du dossier il y ait un "1" dans la cellule à cet effet (au début des Options du dossier dans la feuille PARAM) intitulée "Synchro XLEF". 

 

Cette fonction fait en sorte d'ouvrir le fichier XLEF mais dans une autre instance d'Excel....un 2ème Excel. Selon votre version d'Excel...la toute première fois que vous utilisez ceci dans Excel il est possible que vous aurez la fenêtre ci-dessous qui apparaîtra. Mais attention. Vous aurez possiblement l'impression que rien ne se produit car vous ne verrez pas cette fenêtre dans votre instance Excel actuelle mais bien dans l'autre qui vient de s'ouvrir mais qui n'apparait pas. Si alors vous placez votre souris sur l'icône d'Excel sur la barre de tâche (en bas de votre fenêtre) vous verrez qu'il y a une autre fenêtre ... avec le message ... ci-dessous qui apparait. Alors cliquer sur cette image afin d'y accéder et cocher la case "Ne plus afficher ce message". Alors ce message n'apparaitra plus. Si vous cliquez à nouveau sur le bouton SyncXLEF alors tout sera OK à ce moment et pour le futur.

 

Il y a aussi la macro complémentaire d'Excel "PLDRILL.connect" installée...possiblement...par le logiciel Simple Comptable qui peut poser problème. Si vous obtenez le message ici-bas...(en français "Outils de rapport")...après avoir cliqué sur le bouton SyncXLEF il vous faudra désactiver cette macro. Mais attention! Vous aurez possiblement l'impression que rien ne se produit car vous ne verrez pas cette fenêtre dans votre instance d'Excel actuelle mais bien dans l'autre qui vient de s'ouvrir mais qui n'apparait pas. Si alors vous placez votre souris sur l'icône d'Excel sur la barre de tâche (en bas de votre fenêtre) vous verrez qu'il y a une autre fenêtre ... avec le message ... ici-bas qui apparait. Alors cliquer sur cette image afin d'y accéder et cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Pour désactiver cette macro complémentaire il faut aller dans les Options d'Excel (Fichier ou Bouton Office en haut à gauche) et ensuite aller dans Options et ensuite dans Compléments et en bas de cette fenêtre sélectionner "Compléments Com" à gauche de "Gérer" et ensuite cliquer sur le bouton "Atteindre". (voir les images ci-dessous)

 

Ensuite il faut décocher la case de la macro "PLDRILL.connect". Fermer le tout en cliquant sur OK.

 

Il est possible que suite à une mise à jour de Simple Comptable cette macro se réinstalle. Il faudra alors refaire ce processus.

 



Forcer la présentation de texte dans une cellule Excel

Situation : Il peut arriver que vous inscriviez du texte dans une cellule Excel et que ça ne donne pas le résultat souhaité.

Cause : Le format de la cellule n'est possiblement pas celui approprié afin de donner le résultat souhaité.

Exemple : Vous entrez 19% et le résultat est .19. C'est que le format de la cellule n'est pas formatée pour obtenir le résultat 19%.

Solution : Il s'agit d'inscrire une apostrophe au début de la saisie (ex.: '19 % au lieu de 19 %).

Exemple dans XLDossier :  En utilisant la feuille de travail sur la conciliation du revenu fiscal
(IMPÔTS-EXIG-FT) une note (IMPÔTS SUR LES BÉNÉFICES) est automatisée. Plusieurs souhaitent alors que la description puisse contenir le taux % de l'année précédente. Dans l'exemple ici-bas il aura fallu saisir '19 % et non 19 % afin d'obtenir le résultat souhaité.



Veuve et Orphelin
dans une cellule Excel

Situation : L'exemple le plus flagrant est pour des descriptions des dettes à long terme aux notes. Disons que le montant est 100 000 $. Il peut arriver que  le 100 soit une une ligne et que le 000 $ soit sur la ligne en dessous. Cela cause assurément un désagrément.

Dans Word il y a une fonction communément appelée Veuve et Orphelin qui lie du texte de sorte que le 000 $ ne serait pas sur une ligne différente du 100 (tel que décrit plus haut). Il  n'y a pas de fonction automatisée dans Excel pour ceci. Mais il existe au moins une façon d'y arriver.  

Solution : Tout d'abord il faut que votre clavier soit configuré en  Français (Canada) et Canadien multilingue standard. Ensuite dans ces situations il faut taper à votre clavier les touches control alt espace plutôt que faire un espace. Cela a pour effet de lier du texte sur une même ligne.

Exemple dans XLDossier :  Dans une description de dette à long terme aux notes lorsque vous saisissez 100 000 $ il faut saisir 100 ensuite taper control alt espace ensuite saisir 000 ensuite taper control alt espace et ensuite saisir $. Le control alt espace résulte en un espace mais le texte précédent est alors lié. Alors le 100 000 $ sera toujours sur une même ligne et vous n'aurez jamais plus le désagrément antérieur. 

Configurer le clavier : Pour configurer le clavier il faut aller dans le Panneau de configuration, puis dans Région et langue puis dans l'onglet clavier et langues. Je vous recommande de supprimer les autres claviers présents dans la liste.

Selon Microsoft il existerait une autre solution soit les touches clavier alt + 0160. Mais selon ce que l'on retrouve dans certaines discussions sur Internet cela ne semble pas fonctionner pour tous...dont pour moi-même. Il y a peut-être certains critères sur un ordinateur qui ne sont pas remplis? Mais cette solution peut être intéressante car alors il ne serait pas nécessaire de configurer le clavier en Français (Canada) et Canadien multilingue standard. Pour plus de détails à ce sujet vous pouvez aller sur le site de Microsoft suivant https://support.microsoft.com/en-us/kb/459585/fr . 


 
IGRF
 
Code IGRF des dettes à long terme...calcul de la portion à court terme dans l'IGRF
 
XLDossier s'occupe de calculer automatiquement la portion à court terme des dettes à long terme....aussi dans l'IGRF. Vous devez cependant vous assurer d'utiliser un code IGRF valide et identifié par XLDossier dans la feuille IGRF. Veuillez vous référer à la feuille IGRF dans la section des dettes. Les codes applicables sont identifiés par un motif gris.
 

EXCEL

Gestion de l'enregistrement des informations de récupération automatique dans Excel

Plusieurs croient que cette fonction équivaut à cliquer sur la disquette bleue d'Excel ou de faire Fichier, Enregistrer. Or ce n'est nullement le cas. Il n'y a pas de telle fonction dans Excel. Peut-être existe t'il des utilitaires disponibles sur Internet pour en arriver à effectuer un enregistrement de fichiers Excel à une fréquence déterminée?

À quel endroit peut-on configurer cette fonction dans Excel?

Excel 2003 : Aller dans le menu déroulant d'Excel Outil, puis dans Options et dans l'onglet Enregistrer.

Excel 2007 : Cliquer sur le bouton Office en haut à gauche puis cliquer sur Options d'Excel en bas à droite puis aller dans Enregistrement à gauche.

Excel 2010 : Cliquer sur le menu Fichier en haut à gauche puis cliquer sur Options puis aller dans Enregistrement à gauche. 

Excel 2013 : Cliquer sur le menu Fichier en haut à gauche puis cliquer sur Options puis aller dans Enregistrement à gauche. 

Description de la fonction

Pour la description sur un site de Microsoft cliquer ici.

Recommandation

  • Il faut cliquer sur le bouton Enregistrer aussi souvent que vous le jugez nécessaire suite à des modifications.
     
  • Configurez la fonction adéquatement et selon votre préférence.


 

 
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